随着信息化、数字化时代的来临，办公自动化概念也逐渐在各大机关、企事业单位生根发芽。为了与时俱进，更好地推进并落实供暖所办公自动化工程，9月4日，所办公室主任焦江涛主持召开了“供暖所OA办公自动化平台实施启动会”，用友软件公司的常工、韩工向到场的二十多位所机关各部门的代表们介绍了OA办公自动化平台的项目实施计划、规划，以及各部门需要予以配合的工作事项。
会上，用友软件公司的常工详细介绍了OA办公自动化平台是什么、能做什么，以及这一平台在工作中能为员工们带来哪些好处。办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型办公方式。供暖所实施OA办公自动化平台之后，不再需要将工作文件放到存在信息安全问题的局域网上，而是放在OA平台上，重要文件还可以进行文件加密，大大提高了信息的安全性。此外，所有通知、制度等文件的发放都能通过这一平台，而不需要专人将这些文件发放给对应的接收人。接收人是否打开过文件这一信息会自动反馈到平台上，让发件人一目了然，这极大地提高了工作效率，也更有利于下一步工作的进行。再有，遇到一些需要多位领导先后审批、签字的文件时，员工们不需要再往返于多个办公室之间等待领导一一审批、签字，只需要将文件放在平台上，涉及到审批、签字的领导就会按照系统设定的顺序在平台上依次看到文件，待一位领导审批提交之后就会自动提交给下一位领导，就算领导出门在外，也能通过手机查看文件，这让工作流程更加简化、便捷，也大大提高了工作效率。
随后，各部门代表们对OA平台进行了讨论和分析。有部门提出，一些文件并不适合放在这一平台上，比如，如果将一些重要的合同文件上传到平台上，一旦有电脑病毒入侵，后果不堪设想；又如，合同文件上传到平台上，虽然减少了签合同前后所花费的时间，但如果一方对合同有异议，需要修改，那么依然需要打印出来进行多方探讨，这样一来，把合同文件上传到平台，不但没有减少工作环节，还增加了扫描上传合同文件的工序，并没有让工作更加便捷。

OA办公自动化平台的实施并不能解决一切问题。办公室主任焦江涛总结道，这一平台的应用可以大大降低供暖所的纸张使用成本，是供暖所实行无纸化办公的重要一步。这一平台可以简化工作程序，提高工作效率，减少工作中一些人为因素的干扰。各职能部门要积极配合，将那些可以应用在平台上的表单、流程等内容总结、整理好，把各部门的需求进行统计，确保OA办公自动化平台的顺利实施，共同探索OA办公自动化平台如何能在供暖所发挥到最大作用。目前，OA办公自动化平台进入系统制作阶段，相信此系统建成后，会为供暖所数字化、智能化办公奠定基础。